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    不想沦为加班狗,你需要管理能量,而不是时间!

    时间:2017-08-17

    史蒂夫·万纳(Steve Wanner)是安永会计师事务所(Earnest & Young)一位受人尊敬的合伙人,现年37岁,有4个年幼的孩子。我们在一年前认识他的时候,他每天要工作12~14个小时,经常感到筋疲力尽,就连晚上和家人在一起的时候也常常心不在焉,这让他深感愧疚。他睡眠不足,没有时间运动,很少正常就餐,不是随便抓点儿什么边走边吃,就是在办公桌旁一边办公一边吃饭。

    像万纳这样的人并不少见。面对日益繁重的工作任务,大多数人都会延长工作时间,但这将不可避免地对个人的身体、心理和情绪产生负面影响,导致我们的积极性下降、精力无法集中、离职率高居不下以及医疗费用激增。

    延长工作时间的方法之所以不可取,一个核心的问题是时间是一种有限的资源,而能量则不同。能量在物理学中的定义是“工作时的能力”;对于人类来说,能量主要来自4个源泉:身体、情绪、思维和精神。每一个能量源泉都能系统地为我们增加并定时补充能量,而这需要我们形成特定的习惯——有意识地按照严格的时间表安排日常活动,同时尽快将它们转变为无意识的、自动反应的行为。

    要想恢复自己的能量,我们必须认识到耗尽能量的行为需要付出很大代价,然后担负起改变这种行为的责任,不管面临何种情况。

    就万纳来说,为了管理好自己的能量,他培养了一系列习惯和行为,并改变了自己的生活。他将就寝时间提前了,戒掉了影响睡眠的饮酒嗜好,这让他在醒来时感觉精力很充沛,更想去运动。现在,万纳几乎每天早上都要运动;在不到两个月的时间里,他减掉了15磅体重。晨练回来后,他会和家人一起吃早餐。他投入工作的时间依然很多,但一直有规律地恢复能量。他不再在办公桌旁吃午餐了,而且常常会在上午和下午出去走一走。晚上回家时,他感觉比以前轻松多了,与妻子和孩子们也相处得更加愉快。

    健康的身体

    我们都知道营养不良、缺少运动、睡眠与休息不足会降低人们的基础能量水平,降低专注力和控制情绪的能力。但是,由于生活中要消耗精力的事情实在太多了,许多高管都无法将健康有益的行为坚持下去。

    我们发现,间或休息一下恢复能量,就能够提高和稳定工作效率。休息的质量比时间更为重要。如果你能养成定时放下工作的习惯,并且真正去休息,你可以在很短的时间(甚至是几分钟)内得到很好的恢复。休息的方式多种多样,你可以和同事聊聊工作以外的事,可以打开iPod听音乐,也可以在办公楼的楼梯上走走。

    优质的情绪

    不管外部压力有多大,你只要能控制好自己的情绪,就可以提高能量的质量。为了做到这一点,我们首先必须弄清楚自己的情绪在一天的工作中有何变化,这些情绪对我们的效率有何影响。大多数人意识到,当自己感到积极乐观时,往往也是效率最高的时候。我们可能会惊奇地发现,如果自己不是处于这种状态,我们的工作效率就不理想,或是无法有效领导下属。

    事实上,如果不间或休息一下,我们在生理上就无法长时间保持高度乐观的情绪。在遭遇无情的要求和意外挑战时,我们很容易陷入负面情绪,常常在一天内数次产生“战斗还是逃跑”的想法;我们变得容易被激怒、不耐烦与焦躁不安。当大脑处于这种状态时,我们的能量就会耗尽,在与人交往时产生摩擦。这种“战斗还是逃跑”的情绪还让人无法进行清醒、理性和反思性的思考。不过,若高管们知道哪类事件会引发自己的消极情绪后,就能培养更强的控制反应能力。

    有一个简单而有效的做法可以驱散消极情绪,我们称之为“买时间”。进行腹式呼吸是其中一种方式。慢慢呼气,持续五六秒,就能够让身心感到放松和恢复,“战斗还是逃跑”的想法也消失无踪。西田富士夫(Fujio Nishida)担任索尼公司欧洲分公司总裁时,有个习惯:每当遇到特别困难的事情时,他就会点上一支烟,每天至少两三次;但别的时候他并不抽烟。在他掌握这种深呼吸的方法后,效果立竿见影,西田发现自己不再需要抽烟了。我们的结论是,抽烟并不能释放他的压力,是抽烟时的吸气和吐气让他放松了。

    一种可以调动积极情绪的有力做法,是向他人表达赞赏,这种行为能同时给双方带来好处。赞赏的表达方式有很多种,例如写张便条、发封电子邮件、打个电话,或是对话——而且,赞赏的内容越具体,效果就越好。高管们可以像培养其他习惯一样,为此安排一个特定时间,这样会大大增加成功的可能性。本·詹金斯(Ben Jenkins)是美联银行总行(位于北卡罗来纳州夏洛特市)的副董事长兼总裁。他会在给员工做辅导的时候赞赏他们,还定期安排时间与下属共进午餐或晚餐。在这之前,他只有在听直接下属汇报每月的业绩情况,或是在做年度绩效回顾时,才会和他们坐在一起。而现在他会一边吃饭,一边肯定他们的成绩;他和员工们谈生活谈理想,而不是手头的任务。

    最后,在培养积极情绪时,还有一种做法是学习换一种方式来讲述生活中发生的事件。通常,遭遇冲突的人会把自己看成受害者,他们将自己遇到的问题归结于他人或外部原因。但是,在某种特定情形下发生的事实,与我们对这些事实的解读是不同的,而认识到两者之间的差异非常重要。在掌握这种方法后,许多人都颇有收获地发现,自己可以选择以不同的方式来看待某个特定事件,这会对自己的情绪产生重大影响。不论在哪种情形下,都要记得讲那些最充满希望、最令人振奋的故事——前提是不否认或粉饰事实。

    如果想换个方式讲故事,最有效的方法是在看待所发生的事情时,用三种新的“透镜”来替代受害者的视角。

    • 透过反向镜看时,人们会问自己:“冲突中的另一方会怎么说?在怎样的情况下他说的会是真的?”

    • 透过长焦镜看时,人们会问:“半年后,我将会如何看待这一情况?”

    • 透过广角镜看时,人们会问自己:“不论这个问题的结果如何,我能从中学到些什么?我能取得怎样的进步?”

    每一种透镜都能帮助我们有意识地培养更为积极的情绪。

    专注的思维

    许多高管认为,在应对一大堆任务时,必须同时着手处理,但实际上这样会降低工作效率。一心多用的代价很高,将注意力从一项任务暂时转移到另一项,比如放下手头的工作去回复邮件或打电话,往往会延长完成主要任务所需的时间,最多的会延长25%,这种现象就是所谓的“时间切换”。

    但如果你能在90~120分钟内集中全部精力去做一件事,然后好好休息一下,接着再全力投入下一项任务,你的效率就会高得多。这类工作时段安排我们称为“亚昼夜节律的冲刺”(ultradian sprints)。如果你发现自己很难集中精力,不妨通过培养习惯,来减少网络通信不断带给你的干扰。

    调动大脑能量的另一种方法,是系统地专注于能够带来长远优势的活动。对于挑战性强的工作,如果没有事先安排好时间,人们往往会避而远之,或者到了最后关头才匆忙应付。能够最有效地帮助自己集中能量的做法,可能就是头天晚上确定第二天最重要的挑战,将其作为上班后的首要任务。

    让·吕克·迪凯纳(Jean Luc Duquesne)是索尼欧洲分公司(位于巴黎)的副总裁。过去他和许多人一样,一到办公室就立刻回复邮件;而现在,他尽量每天都把上班后的第一个小时用来处理最重要的问题,结果他发现,常常是到了上午10点钟时,就感觉这一天已经成果颇丰。

    充沛的精神

    若人们的日常工作和活动,与他们最为珍视的、能够给予自己意义感和使命感的东西保持一致,精神能量就会发挥作用。如果他们正在做的工作对他们真的很重要,他们通常就会感到精力充沛、注意力集中,毅力也更强。遗憾的是,高要求、快节奏的职场生活让我们很少有时间去关注这些问题,许多人甚至没有意识到,追求生活的意义和目的才是能量的潜在源泉。

    为了获得精神能量,人们需要理清优先事项,并据此在三个方面培养习惯:

    • 第一,做自己擅长和最喜欢的工作;

    • 第二,有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力——包括工作、家庭、健康和他人;

    • 最后,在日常行为中奉行自己的核心价值观。

    在探寻自己最擅长和最喜欢的事情时,你也许会发现二者并不一致。做擅长的工作时,你可能会得到许多好评,却无法从中获得真正的享受。反过来,你特别想做某些事情,但你没有天赋;若想获得成功,你就得付出超出常人的能量。

    对于把时间和精力投入到至关重要的事项,人们往往口头上说的是一回事,实际做的是另一回事。培养习惯有助于消除这种差异

    对于史蒂夫·万纳来说,过去他下班临到家门口还在接打手机。现在他选定了离家20分钟的一个地方,只要到了那里,就会结束通话。然后,他会在接下来这段路程中彻底放松,这样到家时他脑子里就不会塞满工作上的事,从而能够更好地陪伴妻子和孩子了。

    最后是在日常行为中践行自己的核心价值观,这对许多人来说也颇具挑战性。大多数人每天忙忙碌碌,却很少能静下心来问自己:我们奉行什么样的价值观?我们想成为什么样的人?结果是,人们总是让外界的要求来支配自己的行动。

    并不建议人们明确地定义自己的价值观,因为所得结果通常都是俗套的。我们会用一些方法来发现人们的价值观,其中包括问一些让人们不假思索说出答案的问题,例如我会问:“你对别人身上的哪些品质感到最不满?”人们在描述他们无法容忍的行为时,会在不经意间流露出自己的价值观。

    培养这些习惯不仅会对个人自身有益,还会对整个组织产生巨大影响。大多数大型公司都愿意在技术、知识和工作能力上为员工投资,但很少有组织帮助员工获得并维持他们的能量,它们总以为员工天生就该能量十足。事实上,如果员工的能量提高了,就可以在工作时更加投入、更加持久,并在更短时间内完成更多工作。

    如今的公司和员工之间似乎存在隐性合约,双方都设法以更快的速度从对方那里攫取更多,然后一意孤行,不再回头。我们认为这是一种相互毁损的行为,最后双方都会产生消耗而不是从中受益。员工整天忙于工作,濒临崩溃;公司也不得不接受员工无法完全投入工作的事实,还得不断聘用和培训新人来填补离职员工的空缺。

    对于未来,我们设想了一种对双方都有利的新型显性合约:公司对员工生活的各个层面都进行投资,帮助他们创立并保持自己的价值;个人则全方位调动自己的能量,全身心地投入到每天的工作中。这样,公司和个人双方都会提高自己的价值。

    文章来源:哈佛商业评论



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