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    别让猴子爬上你的背

    时间:2018-10-30

    本文根据Bill Oncken 1999年发表于哈佛商业评论的文章《Management Time: Who’s Got the Monkey》编译整理而成。


      比尔翁肯 (Bill Oncken)曾发明一个有趣的理论—「背上的猴子」。他所谓的「猴子」,实际上是指「一项责任」或「一个问题」。回想一下,你是否有过这样的情形:在走道上碰到一位下属,他说:「我能不能和您谈一谈?我碰到了一个问题。」于是你便站在走道上专心听他细述问题的来龙去脉,一站便是半个小时,既耽搁了原先你要做的事,也发现所获得的信息只够让你决定要介入此事,但并不足以做出任何决策。于是你说:「我现在没时间和你讨论,让我考虑一下,回头再找你谈。」

           在这样的案例中,猴子原本在部下的背上,谈话时彼此讨论,猴子的两脚就分别搭在两人背上,当你表示要考虑一下再谈时,猴子便移转到你的背上。你接下了部下的角色,而部下则变成了监督者,他会不时跑来问你:「那件事考虑得怎样了?」如果你的解决方式他不满意,他会强迫你去做这件原本他该做的事。

             当你一旦接收本应由部下看养的猴子,他们就会以为是你自己要这些猴子的,因此,你收的愈多,他们给的就愈多。于是你饱受堆积如山、永远处理不完的问题的困扰,甚至没有时间照顾自己的猴子,费时费力做一些不该摆在第一位的事情,平白让自己的成效打了折扣。

            经理人应该将时间投资在最重要的管理层面上,而不是养一大堆别人的猴子。身为经理人,如果你能让员工去抚养他们自己的猴子,他们就能真正地管理自己的工作,你也就有足够的时间去做规划、协调、创新等重要工作,让整个组织持续良好地运作。

       翁肯提出的猴子管理法则,目的在于帮助经理人确定由适当人选,在适当的时间,用正确的方法,做正确的事。当然,这个法则只能运用在有生存价值的猴子身上。不该存活的猴子,就狠心把它杀了吧!(意思是说,减少或停止那些对于达成目标没有意义的工作)。

       要防止部下的猴子跳到你作为管理者的背上,就要遵守以下四条法则:


        

    法则一:明确界定下一步骤

        除非下一个步骤已经明确界定,否则经理人和员工都不能离开。严守这项法则可以获得三种好处:

        第一, 如果员工知道要提出适当的下一步骤才能结束谈话,他就会在事前做更缜密的规划。

        第二, 它可以促使员工采取行动。

        第三,对猴子(问题)做描述、把下一步骤说清楚,能提高员工的工作意愿,让他们跨出最具关键性的一步。


     

    法则二:把猴子分配给合适的人

          经理人和员工的沟通,要到每一只猴子都分配给一个人拥有之后才能结束。至于哪一只猴子该归谁管,原则上尽可能把猴子交给能照顾到他们福利的最低阶层人员去照料,因为部下总共可以投入的时间精力,比高阶经理人来得多,而且经验也告诉我们,部下往往比我们所想的还要能干。

           把猴子送错主人,有时候是经理人自己内心的需求,想要避开管理所带来的挑战,或是以为唯有自己才做得来。有时候却是组织政策使然。这时候要替猴子找到适当的主人,就必须使用技巧与自制力,尤其是自制力最为重要。

           要求部下尽力把工作做到最好,可能会遭遇部下反抗,这与为猴子找到适合主人的要求,变得有些矛盾,因为经理人会发现,有时候把猴子接过来自己照看,要比让猴子靠在适当主人背上要来得容易。但是请记住:要培养一个人的责任感,唯一的方法是给予他们责任。


        

    法则三:保险单

           在把每一只猴子放出去面对组织丛林之前,先为他们保个险。这一法则提供了一个系统性的方法,用以平衡员工所需的处理猴子的自由空间,与经理人对结果所负的责任。

           赋予员工权限和自由,经理人和员工都可以得到益处。经理人花在监督员工的时间及精力减少,能获得更多自由裁量时间,做更重要的工作;员工也可以享受到自我管理的好处,有更高的满足感、更高昂的士气。

           但员工拥有自由空间时,就不免会犯错,这时候猴子的保险就要派上用场,保证他们犯的错是组织所能承担得起的。

           猴子保单有两个层次。第一是给予建议,然后行动。当员工犯下承担不起的错误的可能性相当高时,希望有机会否决他们的行动计划,这是一种保护措施,但却得牺牲经理人的时间及员工的自由空间。第二是行动,然后给予建议。确信员工可以自行完善料理猴子,先行动后再来报告,这让员工有很大的运作空间,也省下经理人的监督时间,但风险也较大。至于该选择哪一份保单,则视情况而定,而双方都可以行使选择权。

     法则四:照料与检查

           企业的成功取决于猴子的健康,因此必须定期为它们做检查,维持它们的身体健康。检查猴子的目的有二:一是发现员工正在做正确的事,进而称赞和认可他们的贡献;二是发掘问题,并在问题形成危机之前采取校正行动。

      猴子生病,不是由于缺乏照料、营养不良,就是因为照料不当。有时候员工不想让经理人知道猴子生病了,因为他们大都想自行解决问题。经理人应该与员工建立默契,要他们尽力照顾病猴子,如果情况没有改善,就必须把猴子交给经理人检查。

       这里的检查着重在猴子的情况,而非员工本身,因此检查让经理人有机会发现员工在正确地在做事、查明及纠正问题,指导员工、降低自己的焦虑,之后,就由员工自己去自由表现了。

           翁肯的理论让我们知道,如果我们真的想帮助他人,就必须教他们如何捕鱼,而不是送他一条鱼。剥夺他人的主控权,去喂养他人的猴子,并无法帮他们解决问题,这只是为别人做他自己可以做的事。





    张建 James |编译整理

    * 首都经贸大学MBA,工学硕士。外企职业经理人、资深人力资源顾问、高级培训师、认证测评师。

    * 十多年跨国公司人力资源管理经验。曾任职于日本第一制药公司(日本独资)、西安杨森制药公司(美国强生子公司)、国际整流器公司(美国独资)、威世半导体公司(美国独资)、美光半导体(美国独资)等跨国公司和香港上市公司海升果业集团。
       * 在管理技能、领导力、人力资源管理和开发方面有深厚的理论功底和丰富的实践经验。曾参与数家公司的人力资源管理体系诊断,人力资源管理体系和制度的建立,包括人力资源规划、职位管理系统、招聘选拔系统、薪资福利系统、绩效考核系统、培训发展系统、员工关系管理系统、胜任力模型、接班人发展计划等。
       * 有丰富的设计和讲授培训课程的经验和技巧。培训课程内容涉及领导力和管理技能系列、人力资源管理与开发系列和基本职业技能系列等。作为资深人力资源管理专家,曾为多家公司和机构提供企业内训、人力资源管理咨询和人才测评。


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