组织内训

PPT是当今学校教师和培训机构讲师人人都在使用的辅助工具。然而，有些人误用和滥用PPT，使得培训效果大打折扣。最典型的是，有的讲师把讲课内容大段大段地复制到PPT上，然后对着学员念PPT。由于PPT显示了所有内容，所以，培训至始至终学员的眼睛都盯着PPT，而不是讲师。

必须指出，PPT只是辅助工具，讲师永远是培训的主角，PPT只是锦上添花，使内容更加生动。如果PPT成了主角，喧宾夺主，那么培训讲师就沦为PPT的奴隶，那么培训师也就失去了价值。

为了帮助在工作中经常要制作PPT的朋友更好地使用PowerPoint，根据个人多年制作和使用PPT的经验，特将有关正确使用PowerPoint和制作PPT的原则归纳如下，供各位参考：

原则1：不要使用太多的投影片

听众的注意力应该集中在演讲者身上，而不是PPT上。太多的幻灯片只会分散听众的注意力。60分钟的培训20~30张片子足够了。 

原则2：不要在一张片子上放太多内容

幻灯片上只写要点，细节要由演讲者展开，这样就能有效地抓住听众的注意力。如果内容全写在片子上，听众的注意力就只在片子上，演讲者也被迫按片子照本宣科。

遵守经验‘六法则’：一张片子上不要超过6行文字，每行文字不超过6个词组（6~10个汉字左右）。 

原则3：PPT模板的格式要与演讲内容协调

一般，选择能突出片子内容的模板，不要选择图案复杂、色彩杂乱、底色与文字颜色没有反差的模板。这样的模板让观众视觉易于产生疲劳，影响效果。

原则4：尽量使用较大字号

要保证教室里最后一排的听众也能清晰地看到片子的内容。原则上，标题字号不低于32磅，正文字号不低于24磅。 

原则5：一套片子不要使用超过三种字体

无论是中文还是英文，整个一套PPT使用一套字体，贯彻始终。例如，一旦确定标题用微软雅黑，内容用华文细黑，英文用 Arial，就自始至终使用这个字体方案。 

原则6：使用无花边字体

无花边字体是指那些边角方正圆滑的字体，而花边字体则在边角上带有装饰性图案。无花边字体在投影屏幕上显示清晰，带花边字体虽然美观，但不容易看清。所以无花边字体适用于投影片，带花边字体适用于打印文件。

典型的无花边字体有：中文的微软雅黑、华文细黑，英文的 Arial, Microsoft San Serif。典型的带花边字体有：中文的宋体、华文新魏，英文的 Times New Roman, Courier等。 

原则7：尽可能使用图表

常言道：一图胜千言。投影片上大量的文字让人眼睛疲惫而且乏味，图片则令人印象深刻。例如：一张触目惊心的车祸照片，其震撼效果远大于一整篇关于‘遵守交通规则的重要性’的文章。

原则上，能使用数字就不用文字，能用图片就不用数字和文字。 

原则8：遵守三色原则

长时间看PPT会让观众眼睛疲劳，因此要避免PPT过度色彩斑斓、鲜艳夺目。一套PPT使用的颜色不要超过3种。例如：标题用一种颜色，内容用另外两种颜色。

在深色的模板上，要使用浅色的字体；在浅色的背景色上，要用深色的字体。  

原则9：不要照PPT朗读

看着PPT照本宣科，会让听众感到无聊，因为他们也会念。好的做法是，PPT显示要点，而演讲者展开解释，这样观众的注意力就被吸引到演讲者身上了。PPT可以提醒讲师该讲什么了，但不要完全依赖PPT进行讲述。一场演讲的关注点应该是演讲者，而不是投影片

原则10：不要提前把PPT（电子版或打印版）发给学员

为了激发听众的好奇心和神秘感，千万不要把PPT提前发给听众。一旦听众提前看了你的PPT，他们的兴趣就会大大降低，课堂的效果就会大打折扣。

这就像说相声的，提前把他们要说的内容发给观众，这样所有的包袱、笑点、故事、幽默都被观众提前看到了，现场表演时娱乐效果将荡然无存！将注定是一场失败的表演！

有些企业客户不明白这个道理，他们总是喜欢提前从讲师那里索取PPT，然后打印成讲义，提前发给学员，这样，讲师还在讲第一页，学员已经看到第10页了，这样的课还有什么效果可言！

因此，我总是婉言拒绝企业客户或培训机构提前索要培训PPT的要求，但承诺课后会给学员提供PDF分享版（要删除一些保密或涉及知识产权的内容）。如果客户实在坚持要你的培训PPT，我的做法是提供只带有标题而内容空白的PPT，让学员在听课时填入内容。

若要学习如何设计美观而专业的PPT的技巧，欢迎参加职业技能培训《PPT设计的7大原则》。

张建 James | 作者

* 首都经贸大学MBA，工学硕士。外企职业经理人、资深人力资源顾问、高级培训师、认证测评师。

* 十多年跨国公司人力资源管理经验。曾任职于日本第一制药公司（日本独资）、西安杨森制药公司（美国强生子公司）、国际整流器公司（美国独资）、威世半导体公司（美国独资）、美光半导体（美国独资）等跨国公司和香港上市公司海升果业集团。
   * 在管理技能、领导力、人力资源管理和开发方面有深厚的理论功底和丰富的实践经验。曾参与数家公司的人力资源管理体系诊断，人力资源管理体系和制度的建立，包括人力资源规划、职位管理系统、招聘选拔系统、薪资福利系统、绩效考核系统、培训发展系统、员工关系管理系统、胜任力模型、接班人发展计划等。
   * 有丰富的设计和讲授培训课程的经验和技巧。培训课程内容涉及领导力和管理技能系列、人力资源管理与开发系列和基本职业技能系列等。作为资深人力资源管理专家，曾为多家公司和机构提供企业内训、人力资源管理咨询和人才测评。